การวางแผนบุคลากรมีวัตถุประสงค์ที่สำคัญ 4 ประการ

การวางแผนบุคลากรที่มีประสิทธิภาพจะช่วยฝ่ายบริหารขององค์การให้สามารถทำงานได้บรรลุเป้าหมายรวมขององค์การ ในด้านการบริหารงานบุคลากรการวางแผนบุคลากรมีวัตถุประสงค์ที่สำคัญ 4 ประการคือ
1. เพื่อสร้างความแน่นอนในการจ้างงาน เหตุการณ์ไม่แน่นอนในการสร้างงานจะเกิดขึ้นในกรณีที่ความต้องการในด้านแรงงานเปลี่ยนแปลงไปอาจทำให้องคากรต้องเสียค่าใช้จ่ายในการจ้างงานสูงขึ้น เช่น เมื่อเกิดการขาดแคลนแรงงานองคากรก็อาจหาคนมาทำงานแทนได้ หรือเมื่อมีความต้องการแรงงานสูงก็จะทำให้องค์การลดค่าจ้างล่วงเวลาลงได้
2. เพื่อป้องกันพนักงานที่มีความรู้ความสามารถสูงที่ออกจากงานภายหลังที่ได้นับการอบรมแล้ว องค์การมักจะเสียค่าใช้จ่ายในการอบรมสูงในการฝึกอบรมพนักงานมี่เข้ามาใหม่ แต่เมื่อมีการอบรมแล้วปรากฏว่าบุคคลเหล่านี้เห็นว่าโอกาสที่เขาจะก้าวหน้าในงานมีน้อยจึงลาออกจากงานไป การวางแผนบุคลากรจะต้องพิจารณาถึงโอกาสของคนที่ทำงานเหล่านี้ด้วย
3. เพื่อลดปัญหาของคนมาทดแทนตำแหน่งงานที่ว่างลงอันเนื่องมาจากพนักงานลาออกหรือตาย องค์การมักจะวางแผนล่วงหน้าหลายๆปีว่าในปีใดพนักงานคนไหนต้องออกจากงานเพราะเหตุเกษียณอายุหรือหมดสัญญาจ้างงานก็จำเป็นต้องเตรียมคนไว้ดำรงตำแหน่งแทน
4. เพื่อจัดสรรจำนวนเงินไว้เป็นค่าจ้างหรือเงินเดือนให้กับพนักงานสอดคล้องและเหมาะสมกับตำแหน่งงานหรือประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน การวางแผนทำให้รู้ว่าตำแหน่งงานใดมีความจำเป็นต่องานขององค์การและงานใดผู้ปฏิบัติงานทำงานมีประสิทธิภาพเหมาะสมกับตำแหน่งงานคุมกับค่าตอบแทนที่จ่ายให้กับการทำงานนั้น

ความจำเป็นและวัตถุประสงค์ของการวางแผนบุคลากร

การวางแผนบุคลากรนั้นเป็นประโยชน์ต่อผู้บริหารไม่ว่าจะเป็นองค์การขนาดเล็กหรือองค์การขนาดใหญ่ สำหรับองค์การขนาดเล็กการวางแผนบุคลากรจะแสดงให้เห็นปัญหาที่เกิดขึ้นหากองค์การนั้นขยายตัวใหญ่ขึ้นและสำหรับองค์การขนาดใหญ่ผู้บริหารก็จะรู้ว่าการบริหารด้านบุคคลมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใดความจำเป็นในการวางแผนเกิดขึ้นด้วยสาเหตุต่อไปนี้
1. การวางแผนในปัจจุบันจำเป็นจะต้องมีการวางแผนบุคลากรที่ดีขึ้น เพราะภาวะต่างๆในการดำเนินงานมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว หากไม่มีการเตรียมตัวที่ดีองค์การก็จะประสบปัญหาในด้านต่างๆ โดยเฉพาะปัญหาในทางเศรษฐกิจที่ประสบโดยตรงและรวดเร็วต่อความอยู่รอดขององค์การ
2. ปัจจุบันองค์การมีความสลับซับซ้อนยิ่งขึ้นซึ่งจำเป็นต้องใช้ความเป็นเลิศในการปฏิบัติงาน การหาคนที่มีความรู้ความชำนาญมาบรรจุในตำแหน่งงานเป็นเรื่องยุ่งยากและการบรรจุบุคคลทดแทนผู้ที่มีความรู้ความชำนาญก็จะมีความยุ่งยากมากขึ้น เพราะว่ากว่าที่จะอบรมคนให้มีความรู้ความชำนาญงานต้องใช้เวลามากขึ้นกว่าเดิม การใช้เวลามากขึ้นนั้นก็ทำให้ต้องมีการวางแผนด้านกำลังคนที่ยุ่งยากยิ่งขึ้น
3. การเปลี่ยนแปลงทางด้านเทคโนโลยีเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ในปัจจุบันได้มีการเปลี่ยนแปลงไปสู่เทคโนโลยีใหม่ๆ จนแทบจะตามไม่ทันในทุกๆด้าน งานบางอย่างที่เคยใช้เวลาหลายๆวันก็ใช้เวลาเพียงไม่กี่ชั่วโมงอันเนื่องมาจากการคิดค้นสิ่งประดิษฐ์ใหม่ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ที่นำมาช่วยในการประมวลข้อมูลทำให้ประหยัดเวลาอย่างมากและได้ข้อมูลที่ถูกต้องแน่นอนและการมีเทคโนโลยีก้าวหน้านี่เองที่ทำให้ผู้ปฏิบัติงานมีคุณค่า คนที่มีความเชี่ยวชาญในเทคโนโลยีใหม่ๆย่อมเป็นที่ต้องการขององค์การ
4. กฎหมายและข้อกำหนดของรัฐ ในปัจจุบันรัฐได้ออกกฎหมายระเบียบปฏิบัติทางด้านแรงงานมากขึ้นโดยเฉพาะเป็นกฎหมายคุ้มครองสิทธิด้านแรงงาน ข้อกำหนดของรัฐต่างๆล้วนมีอิทธิพลต่อการดำเนินงานขององค์การ โดยเฉพาะการจำกัดการตัดสินใจทางการบริหาร ผลที่จะเกิดขึ้นก็คือจะก่อให้เกิดปัญหาการจ้างแรงงานคือแทนที่องค์การจะจ้างงานได้ตามจำนวนที่ต้องการ แต่จะทำให้จำกัดการจ้างในระดับหนึ่ง
5. การสร้างความเท่าเทียมกันในการจ้างงาน เมื่อมีปัญหาแรงงานโดยคนงานร้องเรียนต่อกรมแรงงานว่าองค์การไม่ได้ให้ความเท่าเทียมกันต่อผู้สมัครงาน องค์การจะต้องแสดงหลักฐานการวางแผนบุคลากรเกี่ยวกับการจ้าง การบรรจุแต่งตั้ง การฝึกอบรม การเลื่อนตำแหน่ง หรือการจ่ายค่าตอบแทนเป็นไปตามหลักเกณฑ์และไม่ก่อให้เกิดความเป็นธรรมในการจ้างงาน
6. การวางแผนบุคลากรเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนกลยุทธ์ ปัจจุบันการแข่งขันทางธุรกิจดำเนินไปอย่างรุนแรงจนองค์การทุกแห่งต้องกำหนดแผนกลยุทธ์ขององค์การขึ้นมาเพื่อให้สามารถแข่งขันกับองค์การอื่นได้ การวางแผนบุคลากรก็เป็นแผนอย่างหนึ่งขององค์การและเป็นส่วนประกอบส่วนหนึ่งของแผนกลยุทธ์ขององค์การ